Kakebitansvar som metode

Del opp oppgaven i mindre biter men behold helheten. 

Når støvet har lagt seg etter gjennomført prosess, kommer man til stundens alvor; nå skal alle ideer settes ut i livet. Det er ofte her ting stopper opp. Det kan være mange årsaker til det. Én av dem er at oppgaven blir for stor, og man ikke vet hvor man skal begynne, eller hvem som har ansvaret.

En mulig måte å løse floken på, er å – visuelt – dele opp oppgaven i avgrensede kakestykker. Ta et A3-ark (eller bruk en digital kilde, som feks et Miro-board). Bestem dere for en størrelse på ressursbruk – for eksempel timesverk, dagsverk, ukesverk. 

Ta oppgaven/målet/ambisjonen og del opp den i mindre, håndterbare biter.

Knytt navn til hvert kakestykke. Lag så en enkel tidsplan – når skal oppgaven være gjennomført? Det er jo ikke alltid den største oppgaven som haster mest; og dersom én person har flere kakestykker å ta ansvar for, så er det jo viktig å vite hvilket man skal begynne med. 

For å følge fremdriften er det enten bare å fjerne et kakestykke fra oversikten, når oppgaven er gjennomført – eller begynne med et tomt fat, og legge inn kakestykkene etterhvert. (NB! Som vi alle vet av egen erfaring, så trenger ikke kakestykker være like store…)

Metoden er enkel (noen vil kanskje si banal), men den funker, av tre grunner: 

  • Det er svært synlig hva hver enkelt del utgjør av helheten, og det bidrar til å kunne prioritere og fordele ressurser til gjennomføring
  • Det blir tydelig at samarbeid er nødvendig, at hver enkelt må bidra til å få fullført oppgaven som helhet
  • Visualisering av både helheten og hver enkelt del gjør måling av fremdrift enkel å kommunisere. (Det går jo f eks an å revurdere både rekkefølge og arbeidsfordeling når halve kaken er “spist opp” – kanskje må man tenke annerledes med resten?)

Noen bruker også anledningen til å faktisk feire milepæler eller sluttført oppgave med kake. 

Bilde: hentet fra freepik – Food photo created by azerbaijan_stockers

 

Felles forståelse som nøkkel til endring
Involverende målstyring